Executive Assistant

Szukamy osoby, która samodzielnie ogarnie HR, finanse i administrację w 20-osobowej agencji digitalowej. Jedna rola, trzy obszary, realny wpływ na to, jak działa cała firma.

Jeśli lubisz, gdy wszystko się zgadza — umowy, terminy, liczby — i jednocześnie potrafisz rozmawiać z ludźmi tak, że czują się zaopiekowani, to jest rola dla Ciebie.

Twoja rola w firmie

1. Kadry, Płace i Formalności

Zarządzanie umowami: Kompleksowa obsługa dokumentacji (B2B/UoP/UZ), pilnowanie terminów wygasania kontraktów oraz aneksowanie.
Rozliczenia: Przygotowywanie danych do list płac, wyliczanie wynagrodzeń oraz procesowanie podwyżek.
Wsparcie pracowników: Planowanie ścieżek rozwoju i bycie pierwszym punktem kontaktu w sprawach formalnych.

2. Finanse i Administracja

Współpraca z biurem rachunkowym: Kompletowanie, opisywanie i terminowe przekazywanie faktur do zewnętrznej księgowości oraz wyjaśnianie ewentualnych nieścisłości.
Controlling kosztów: Weryfikacja kosztów stałych, dbanie o optymalizację wydatków oraz sporządzanie prostych raportów finansowych za poprzedni miesiąc.
Obieg dokumentów: Dbanie o cyfrowy i formalny porządek w dokumentacji firmowej oraz automatyzacja istniejących procesów administracyjnych z wykorzystaniem AI.

3. Rekrutacja i Culture

End-to-end recruitment: Redagowanie ogłoszeń, selekcja CV, kontakt z kandydatami i prowadzenie rozmów rekrutacyjnych.
Onboarding: Wdrażanie nowych osób do zespołu według istniejącego workflow.
Budowanie kultury: Organizacja prezentów okolicznościowych, spotkań integracyjnych i innych aktywności employer brandingowych. Obserwacja nastrojów w zespole i proaktywne działanie.

Czego oczekujemy?

Doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (Asystent/ka Zarządu / HR / Office Manager).
Znajomości podstaw prawa pracy oraz specyfiki różnych form zatrudnienia (B2B, UoP, UZ).
Bardzo dobrej znajomości Excela / Google Sheets – to niezbędne narzędzie do raportowania i rozliczeń.
Samodzielności i skrupulatności – to kluczowe cechy, ponieważ będziesz samodzielnie zarządzać swoim obszarem.
Otwartości na automatyzację oraz pracę w środowisku AI-first.
Wysokiej kultury osobistej i łatwości w nawiązywaniu relacji (będziesz wizytówką firmy!).

Mile widziane: Doświadczenie w pracy w firmie z branży IT / Software House.

Co oferujemy?

📝 Stabilne zatrudnienie

Umowa o pracę lub kontrakt B2B – wybierz formę współpracy, która Ci odpowiada.

🏠 Hybrydowy grafik pracy

W ramach wdrażania w stanowisko co raz częściej będziesz mógł / mogła pracować zdalnie.

🤝 Wdrożenie i wsparcie

Większość procesów mamy już poukładanych. Founderzy i zespół przekażą całą niezbędną wiedzę – nie pozostaniesz bez wsparcia.

🌱 Realny wpływ na biznes

Nie będziesz tylko „osobą od papierów”. Staniesz się kluczowym ogniwem usprawniającym działanie całej firmy.

🚀 Rozwój

Wraz ze wzrostem firmy Twoje stanowisko może ewoluować w rolę HRO/PMO.

🤗 Atmosfera

Jesteśmy zgranym zespołem 20+ specjalistów, który wspiera się nawzajem.

Kim jesteśmy:

Wise People to agencja web & design z Bydgoszczy. Pracujemy ogólnopolsko — projektujemy i budujemy serwisy internetowe dla polskich firm, od discovery przez UX/UI po development w WordPress i Laravel. Jest nas 20+ znakomitych specjalistów, stawiamy na długoterminowe relacje, warsztatowe podejście pozwalające szybko walidować podjęte kroki i co najważniejsze jakość na poziomie premium.

Warunki współpracy

Wynagrodzenie: 6 000 – 10 000 zł netto (kontrakt B2B) lub 5300-8300 zł brutto na umowę o pracę
Miejsce: Praca hybrydowa (początkowo 1 dzień w tygodniu zdalnie)
Płatne urlopy: ok. 24 dni rocznie.
Benefity: Sprzęt firmowy oraz integracyjne meetupy 2x w roku.
Hybrydowy model pracy: Kandydat w początkowym okresie wdrożenia będzie pracował głównie stacjonarnie z biura w Bydgoszczy, natomiast w miarę wdrażania i automatyzacji procesów liczba dni zdalnych będzie rosnąć.

Jak wygląda proces rekrutacyjny:

Rozmowa wstępna (ok. 30 minut) i przekazanie zadania rekrutacyjnego
Rozmowa merytoryczna (ok. 1 h) + omówienie zadania.
Ustalenie warunków współpracy, podpisanie umowy.

Zainteresowana/y? Wyślij swoje CV i dołącz do zespołu Wise People!